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Procedimento Operacional Padrão (POP)

Saiba qual a sua importância para o bom funcionamento e desenvolvimento de sua empresa, com ele você conseguirá se organizar e fazer com que ela evolua.

Tempo de leitura: 3 minutos.

Conteúdo do texto:

  • O que é o POP;

  • Como funciona;

  • Qual o seu objetivo e importância;

  • O que o compõe;

O que é:

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma descrição detalhada de todas as medidas necessárias para a realização de uma tarefa.

Logo, ele funciona como um guia de todas as suas atividades a serem realizadas no cotidiano de sua empresa, de forma prática e organizada.

Como funciona:

Desse modo, o POP apresenta as instruções, sequências de atividades e sua frequência de execução, dando ênfase os seguintes elementos:

  • O responsável pela execução e listagem dos equipamentos;

  • Peças e materiais utilizados na realização da tarefa;

  • Descrição dos procedimentos que devem ser executados nas atividades críticas (o modo de operação e as possíveis restrições quanto a execução, o que pode ou não pode ser feito);

  • Roteiro de inspeções periódicas dos equipamentos de produção e de produtos.

Todos esses elementos deverão ser aprovados, assinados, datados e revisados anualmente ou de acordo com a necessidade do processo. Assim, proporcionando uma segurança maior para o respectivo estabelecimento.

Qual o seu objetivo e importância:

O POP tem como objetivo manter o processo em funcionamento por meio da padronização e minimização de desvios na execução da atividade, ou seja, ele busca assegurar que as ações tomadas para a garantia da qualidade sejam padronizadas e executadas conforme o planejado.

Por exemplo, você irá receber uma remessa de equipamentos específicos, contudo, quando o obtém, algum deles estão quebrados ou foram recebidos errados. Além de não ter tido uma pessoa responsável para pegar a sua encomenda, você sabe que o reembolso será difícil de se obter. O seu estabelecimento está uma bagunça, os horários estão desorganizados e o prejuízo só aumenta.

Entretanto, se você tivesse produzido o seu POP, tudo seria mais simples e eficaz, desde a verificação do produto até quem o pegaria quando fosse entregue. Os horários e o seu estabelecimento seriam preservados, aumentando a efetividade de sua empresa.

Dessa maneira, as reformas que você poderia ter seriam:

  • Descrição de todas as etapas do procedimento, incluindo tempo necessário ou destinado a seu cumprimento, materiais exigidos para sua execução e os respectivos resultados esperados;

  • Destaque das etapas críticas, ou seja, aquelas que, se não cumpridas ou cumpridas de forma insatisfatória, podem comprometer o resultado geral do procedimento;

  • Uma rotina de checagem, com uma série de perguntas a serem feitas para verificar se a tarefa ou o procedimento foi realizado adequadamente;

  • Organização do seu documento, de forma que contemple todos os elementos formais listados no tópico anterior.

O que o compõe:

As informações que devem conter nesse documento devem ser discutidas com todos que irão o seguir, para garantir o seu bom funcionamento e melhor treinamento de seus funcionários. Elas são:

  • Nome da empresa;

  • Local de aplicação;

  • Responsáveis pela tarefa (elencados por cargos e não por nomes, já que estes podem mudar com o tempo);

  • Responsável pela elaboração do POP;

  • Materiais envolvidos na tarefa;

  • Documentação de referência, como manuais, estatuto, guias de segurança e assim por diante;

  • Siglas devidamente descritas;

  • Passo a passo do procedimento, incluindo etapas e sequência de realização, além da nomeação dos responsáveis por cada etapa;

  • Gráficos e fluxogramas, no caso de tarefas com alto grau de complexidade;

  • Perspectiva de revisão, ou seja, dentro de qual período o POP precisará ser revisado — o que deve ser feito pelo menos anualmente;

Assim, o primeiro passo para o produzir consiste em envolver os atuais responsáveis pelo procedimento nessa elaboração, já que são eles que conhecem a fundo a tarefa e podem apontar suas particularidades. Forme, então, um grupo de trabalho destinado a formular o POP.

Por fim, O POP é um instrumento destinado a quem executa a tarefa, por isso, deve ser simples, completo e objetivo, para que possa ser interpretado por todos os colaboradores. Quanto a sua aplicação, ele representa a base para garantir a padronização de tarefas e assegurar aos usuários um serviço bom, que poderão interferir na sua qualidade final.

Ainda resta alguma dúvida? Ficou interessado na construção do POP e a oportunidade de melhorar a sua empresa? Entre em contato com a QuímEJ, nós poderemos te auxiliar nesse novo projeto, proporcionar a melhor experiência com essa consultoria que irá agregar muito ao seu negócio.

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